Logiciel de gestion de projet en ligne de Tenrox pour la gestion & l’ordonnancement des ressources, la planification des projets, le suivi du temps et des dépenses et la facturation & production des rapports de coûts des projets.

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Le logiciel Tenrox et la conformité avec les normes de la DCAA

La Defense Contract Audit Agency (Agence de contrôle des contrats de la défense) vérifie les contrats passés par le Département américain de la défense pour ce qui concerne les modalités de coûts majorés et de remboursement. La DCAA vérifie les systèmes comptabilité de projets des entrepreneurs pour s’assurer de leur conformité avec les directives et normes de comptabilité analytique. La DCAA peut décider à tout moment de vérifier les systèmes de contrôle interne de l’entrepreneur pour s’informer de ses procédés en matière de pointage et de rapports de coûts. Les directives de la DCAA servent également de normes pour le contrôle de tous les contrats et fournisseurs de services gouvernementaux.

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Rationalisez la conformité avec les exigences de la DCAA grâce à Tenrox

Les entrepreneurs dotés des outils, politiques et procédures adéquats peuvent sensiblement simplifier la conformité avec la DCAA. Dans ce cadre, le logiciel Tenrox aide les entrepreneurs à :

Instaurer des contrôles efficaces pour le suivi du temps et des dépenses.
Répartir correctement les coûts indirects sur plusieurs contrats.
Réagir rapidement aux demandes des vérificateurs.
Eliminer les procédés manuels, gagner en efficacité et faire un suivi cohérent du temps et des dépenses.
Optimiser les revenus en minimisant les charges refusées ou en litige.
Faire preuve d’une bonne administration et de rapports efficaces (les rapports étant considérés par la DCAA comme un élément clé dans tout contrat avec le Département de défense).

Exigences :	Solution de gestion des effectifs de projets :
Conformité DCAA : Généralités
L’accès aux données doit être soumis aux contrôles.	Authentification Windows NT et sécurité basée sur les rôles selon les règles de la DCAA pour ce qui concerne le format, l’historique, la durée de vie des mots de passe et le verrouillage de l’application suite à de nombreuses tentatives de connexion échouées.
Pour justifier les coûts, il faut que les dossiers soient conservés durant les trois années suivant la facturation finale du contrat.	Toutes les données sont stockées dans une base de données centrale et sécurisée. Les vérificateurs internes peuvent générer des rapports en temps réel sur tous les contrats gouvernementaux et les frais généraux.
Le processus de gestion du temps et des dépenses intègre une procédure qui permet de retracer tous les changements d’entrées et les transactions du système.	Vérification des validations, changements, suppression/création d’entrées ; rapports de vérification.
Conformité DCAA : Gestion du temps
Chaque employée doit consigner ses propres chargés de temps.	L’accès des utilisateurs se fait par authentification NT ou mots de passe sécurisés.
Les chargés de temps doivent être consignées quotidiennement.	L’accès aux journées antérieures de la feuille de temps peut être verrouillé ; le système exige l’entrée d’une note par l’utilisateur pour pouvoir changer les entrées de temps antérieures.
Les changements aux entrées de temps doivent être motivés par l’employé et validés par la hiérarchie.	Chaque changement est consigné dans la piste de vérification. Le système peut exiger des utilisateurs et des gestionnaires de motiver les modifications ou corrections.
Si la ressource est partagée, les chargés de temps de l’utilisateur doivent être réparties sur plusieurs projets.	Facturation partagée.
Conformité DCAA : Coûts
Identification des coûts directs des projets par rapport aux coûts indirects.	Définition des types de dépenses et identification de celles qui sont facturables. Grâce à des contrôles appropriés, il est possible de remplacer l’indicateur facturable individuellement pour chaque entrée.
Mise en place d’un processus vérifiable pour identifier si une dépense engagée représente un coût direct.	Processus d’approbation pour valider les rapports de dépenses et les entrées de charges monétaires.

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« L’une des principales raisons qui a motivé notre choix du logiciel Tenrox de gestion de projet est qu’il est assez flexible pour nous permettre de reproduire les processus de travail que nous avons développés à l’interne, tout en étant assez robuste pour nous fournir beaucoup plus de puissance en matière de gestion de processus et de leurs règles d’application »

Chris W.,
premier vice-président,
Autodata Solutions

Le logiciel de gestion de projet Tenrox est une solution modulaire de management de projets qui simplifie le planning de projets, le suivi des projets, la comptabilité de projet, la gestion des notes de frais, la gestion du personnel, la gestion des ressources, la gestion du temps, la facturation et comptabilité analytique.

Avec les outils logiciels classiques de planification de projet et de gestion de projets la charge de créer et de mettre à jour les plans de projets repose sur le chef de projet. Le logiciel Tenrox de gestion de projet vous facilite le planning et la gestion des projets grâce à des outils de processus (workflow) simples et efficaces.

Notre système en ligne de gestion de projet et de comptabilité de projet est piloté par les processus et remplace les feuilles de calcul et les applications bricolées qui ne font qu'isoler le personnel de projet et les processus de travail. Grâce à son organigramme des tâches qui reflète parfaitement votre démarche de travail, Tenrox vous permet d’adapter vos projets aux structures de votre entreprise: le logiciel de gestion de projet Tenrox vous permet de collecter les données et de les gérer avec un niveau de détails très poussé, de refléter chaque domaine opérationnel dans des structures arborescentes fonctionnelle et d'approbation distinctes et d’explorer des informations sommaires ou détaillées sur les indicateurs financiers des projets. Le logiciel Tenrox est le parfait outil de gestion de projet d’entreprise qui vous permet d’aligner vos projets et vos équipes avec vos objectifs opérationnels.

Les outils de management de projet en ligne de Tenrox vous permettent de vous informer en temps réel sur les coûts, dépenses, revenus, profits, statut de projet, calendriers et problèmes et veillent ainsi à la bonne planification et exécution des projets. Le logiciel Tenrox de gestion du personnel répond aux besoins autant des prestataires qui activent dans le domaine d’automatisation des services professionnels qu’aux bureaux de gestion de projets internes pour une gestion efficace des processus et une visibilité exacte et en temps réels de l’impact financier des projets.

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