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Heure après heure
Comment budgéter vos heures sans avoir à dépoussiérer l’horloge
Par Rudolf Melik, 10 mai 2007

Existe-t-il des entreprises qui utilisent des systèmes comptables ou Microsoft Project pour faire le suivi des heures? Certaines le font, certainement. Malheureusement, une telle démarche risque fort de nécessiter quelques personnalisations ou de donner lieu à des problèmes. Par exemple, il existe divers types de travailleurs contractuels. De ce fait, les entreprises se retrouvent en train d’utiliser un système pour le suivi des heures de travail facturables, un autre pour le suivi du temps de travail pour les besoins du registre de paie (parce que cette application comprend des règles d’heures supplémentaires, intègre des fonctions de gestion des congés et prend en charge les travailleurs à temps partiel) voire même une troisième système pour gérer le temps de travail dans le cadre des projets.

Les entreprises ont besoin d’un seul système qui couvre tous ces aspects.

La première chose qu’une petite entreprise doit faire est de créer une représentation visuelle de ses processus par un organigramme ou un digramme de flux Visio (ou application similaire). Cela veut dire en termes pratiques la capacité de glisser-déposer des objets pour élaborer le processus d’approbation, la possibilité de définir des transitions, l’affichage du nom de la personne qui soumet une feuille de temps (ou un rapport de dépenses) et le nom de l’approbateur.

Si vous travaillez, par example, dans un environnement fortement orienté dans les projets, le gestionnaire de groupe peut approuver toutes les feuilles de temps pour s’assurer que les heures de vacances et les heures effectuées y sont correctement consignées. Dans une étape ultérieure, vous pouvez avoir un ou plusieurs gestionnaires de projet qui approuve des éléments individuels de projets particuliers.

La solution dont vous cherchez à vous doter devrait tourner autour de ces processus. Le moteur de conception des flux de travail qui soutient à la base le système devra appliquer les processus et valider les données dès le point d’entrée. Elle devrait également vérifier convenablement les processus. Pour être conforme aux exigences réglementaires, le système ne devrait pas vous laisser changer une entrée sans devoir y joindre une note. Si vous êtes un agent contractuel du gouvernement américain ou une entreprise qui réalise des travaux facturables pour le compte d’un client d’envergure qui a demandé la mise en place de tels contrôles, si de tels changements ont lieu, il faudra qu’ils soient visibles.

Allez-y à petites doses

Cependant, si vous comptez étoffer votre système et le renforcer par des fonctions de gestion comptable et financière, de suivi du temps et des dépenses, de planification des effectifs et de planification de projets – ou une quelconque combinaison de ces éléments –, il serait préférable d’y aller doucement et d’adopter une approche graduelle. Si cela est possible, commencez par un module de gestion du temps et des dépenses. Si vous n’arrivez pas à gérer correctement ce type d’information, les répercussions seront assurément chaotiques au niveau des autres processus. De ce fait, il ne vous sera pas possible de suivre correctement les coûts et revenus (si facturables). Si tel est le cas, comment pourrez-vous facturer correctement les autres? Si la facturation n’est pas bien organisée, comment comptez-vous augmenter vos recettes? Et avec des informations non fiables, comment pourriez-vous planifier d’autres projets?

Assez paradoxalement, la plupart des entreprises font passer la planification des projets avant le suivi. Ou bien ils font le suivi au niveau des services – et ils n’agissent de la sorte que quand cela leur paraît absolument nécessaire. Elles feraient mieux d’appliquer et de définir minutieusement, au niveau de toute l’entreprise, la manière de rapporter et de recueillir les données de temps et de dépenses. Lorsqu’elles auront atteint un niveau élevé de maturité en tant qu’organisations, elles pourront alors se pencher sur leurs systèmes de facturation et voir comment les lier aux coûts de manière plus détaillée ou s’attaquer aux autres éléments d’intégration.

À la recherche de conseils

Les petites et moyennes entreprises se tournent en bout de compte vers nous parce qu’elles éprouvent des problèmes à assurer le suivi de leurs projets. Voici les propos qui m’ont été récemment tenus par un directeur : « Tout ce dont j’ai besoin c’est d’un tableau de bord qui me montre tous mes projets dans une seule page et de pouvoir me fier aux informations qui s’y affichent. Si un projet est à la traîne ou en dépassement de budget, je veux qu’il soit mis en exergue en rouge tout en étant capable de cliquer dessus pour voir ce qui ne tourne pas rond."

Il était très difficile pour le responsable dans cette entreprise de 100 employés d’avoir de telles informations. Il ne pouvait pas générer des rapports et quand il y arrivait, soit il y décelait des erreurs de saisie, soit ils étaient tellement dépassés qu’il ne pouvait pas se fier aux données qui s’y trouvaient.

Vous devez vous outiller d’un système (ou à tout le moins, en intégrer graduellement les fonctions) qui aplanit ces problèmes en mettant à votre disposition des rapports en temps réel sur tous vos projets et équipes.

Mais comme je l’ai dit : il faut y aller doucement et par petites doses. Si vous êtes une petite entreprise, l’automatisation de tous ces processus n’est pas une mince affaire. Donc, commencez avec un module de gestion du temps et de dépenses comme point de départ. Au fur et à mesure que vous ajoutez des processus, vous vous rendrez compte que les feuilles de calcul Excel que vous utilisiez auparavant tendront à disparaître à un rythme rapide et régulier.

Rudolf Melik est le directeur général de Tenrox, une entreprise de Montréal.

Traduction réalisée par Tenrox