Déployez la solution Tenrox de gestion des effectifs de projets toute à la fois ou graduellement.
Hésitez-vous à faire d'un seul coup table rase du passé et de changer entièrement votre infrastructure? Craignez-vous un rejet de la part des utilisateurs finaux? Avez-vous peur d'une rupture subite de vos opérations? Vous n'êtes pas les seuls car beaucoup d'entreprises ont les mêmes appréhensions. C'est justement pour aplanir ce genre d’inquiétudes que nous avons conçu une solution complètement modulaire. En effet, vous avez le choix de déployer la solution entière d'un seul coup ou de la mettre en œuvre phase par phase pour minimiser ces risques.
Étape 1 : éliminez les chiffriers servant à la gestion du temps et des dépenses
Durant cette étape initiale, vous aurez la capacité de suivre en temps réel, avec le même système, les coûts de vos projets selon vos politiques de suivi du temps et des dépenses. Grâce au module Tenrox de suivi du temps et des dépenses, vous pouvez faire une gestion et une comptabilisation « exploratoire du temps » par projet, par unité ou tout autre élément, selon la structure organisationnelle qui est la vôtre. Informez-vous en temps réel sur les personnes et ressources travaillant sur vos projets dans différents fuseaux à travers le monde. Prenez vos décisions au moment opportun et non après les faits.
Étape 2 : Comptabilité des coûts et des revenus
Éliminez les chiffriers pour automatiser la comptabilisation des coûts et des revenus. Que ce soit pour faire le traitement de la paie, assurer la gestion des projets facturables, effectuer des imputations ou pour gérer tous les compartiments ci-dessus, la solution Tenrox peut collecter tous les détails nécessaires pour les répartir automatiquement sur les différents éléments constituant vos structures organisationnelle et de travail. Notre solution qui comprend des fonctions de validation, routage et notification, est entièrement intégrée à notre module de suivi du temps et des dépenses. Le module de facturation se charge de générer automatiquement des factures reprenant les heures, les dépenses et les charges engagées dans les projets et ce selon les types de facturation prédéfinis : récurrente, horaire, fixe et par jalons. Affichez en temps réel les coûts et revenus des projets sous forme de tableaux de bord ou de rapports.
Étape 3 : Planification des projets
Il est grand temps maintenant d’explorer les fonctions avancées liées à la planification et à l’ordonnancement des projets, au contrôle et aux techniques de gestion des projets en cours et à la définition de la structure WBS. Élaborez des diagrammes de Gantt, collectez les données de référence, définissez les liens et les dépendances entre les tâches pour mieux contrôler et surveiller l’exécution des projets ainsi que la valeur acquise. Exploitez le module de planification de projets pour permettre aux gestionnaires de projets de choisir les projets adéquats et instaurer les meilleures pratiques et méthodologies pour rationaliser la réalisation des projets et accroître ainsi les chances leur bonne exécution.
Étape 4 : Planification des effectifs
Une fois que vous avez avancé dans la voie de l'élimination des chiffriers, des bribes de solutions et des systèmes maison, vous êtes prêt à aller plus loin en matière d’automatisation. Vous allez ainsi entrer de plein pied dans le monde du travail collaboratif avec notre module de gestion des effectifs. Ce dernier vous permettra de gérer vos compétences et vos sous-traitants, de suivre les capacités, la progression et la croissance dans votre référentiel de compétences et de prévoir la répartition des ressources aux fins d'en optimiser l'utilisation et de là minimiser leur temps d’inactivité.
Étape 5 : Gestion des processus de projets
Lorsque vous en aurez fini avec la mise en œuvre de vos processus clés dans le cadre de la planification et du suivi des projets et des ressources, il vous faudra automatiser et normaliser les autres procédés et meilleures pratiques de gestion des projets afin d'instaurer un modèle efficace d'exécution des projets que tout le monde dans l'organisation se doit de suivre et de respecter.
Nombreux sont les processus de projets à rationaliser : lancement de nouveaux projets (approbation de projets), changement de contenu, suivi des problèmes et identification, vérification et résolution des risques. À ce stade du parcours, votre organisation aura acquis l'expérience et la maturité nécessaires pour atteindre le but recherché qu'est la gestion totale des effectifs de projets.
Étape 6 : Analyse
En ajoutant le volet analytique, vous disposerez de tableaux de bord qui vous fourniront une panoplie d'informations qui vous aideront dans votre processus décisionnel : données de temps et de dépenses réelles par rapport aux estimations; coûts des projets et des ressources; revenus/imputations ou marges; indicateurs de santé des projets; données financières des projets et bien d'autres informations.
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